Hacienda planea que tu contador firme tus declaraciones: qué significa este cambio para tu pyme

Si tenés una pyme en Costa Rica, sabés que estar al día con las declaraciones de impuestos es una tarea que requiere precisión y cuidado. Hace pocos días, el Ministerio de Hacienda puso en consulta pública dos proyectos de resolución que proponen un cambio importante: obligar a que los contadores y asesores fiscales registren su nombre, número de identificación y carné de agremiado en cada declaración de impuestos que preparen.

Esta propuesta generó una reacción inmediata del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, que solicitó a la Dirección General de Tributación aclarar los alcances de esta nueva figura antes de que se apruebe de forma definitiva. Aunque la medida busca combatir la evasión de impuestos, abre un debate necesario sobre quién asume la responsabilidad final de la información que le enviás a la administración tributaria.

¿Qué significa esto para tu empresa?

Para tu negocio, esta iniciativa introduce un concepto clave que hasta ahora no estaba formalizado en los formularios de impuestos: la figura del "preparador". Actualmente, cuando presentás la declaración del impuesto al valor agregado (IVA) o la del impuesto sobre las utilidades (Renta), lo hacés bajo fe de juramento como contribuyente o mediante tu representante legal. Sos vos quien le asegura a Hacienda que los números reflejan la realidad de tu actividad comercial.

Si la propuesta de Hacienda se aprueba tal como está, la persona que te ayuda a armar los borradores y a cargar la información también tendrá que quedar plenamente identificada en los sistemas del Ministerio. El Colegio de Contadores Públicos advierte que este cambio no debe traducirse en una transferencia automática de la responsabilidad legal. Al final del día, tu contador te ofrece una guía técnica y profesional, pero la toma de decisiones financieras y comerciales sigue estando en tus manos como dueño de la pyme.

Pensá en una situación común: tu asesor contable te recomienda registrar ciertos gastos de una forma específica para cumplir estrictamente con la ley, pero vos, por un criterio comercial o una decisión de negocio, preferís reportarlo de otra manera. Si surge una diferencia con Hacienda, la responsabilidad final frente al fisco recae sobre el contribuyente, no sobre el profesional que simplemente completó los campos en la plataforma digital.

¿Por qué preocupa la definición de "preparador"?

El proceso de ordenar las facturas de compras, registrar las ventas, aplicar las retenciones y plasmar todo en un formulario digital no siempre es tarea de una sola persona. En las empresas costarricenses, el flujo de trabajo contable suele pasar por varias manos.

Por ejemplo, es muy frecuente que un asistente contable se encargue de recopilar los comprobantes y armar un borrador inicial. Luego, un contador más experimentado revisa que las cuentas cuadren y, finalmente, vos o tu gerente aprueban la presentación de la declaración. Si intervienen tres personas en distintas etapas, surge una pregunta lógica: ¿cuál de todas debe registrarse como el preparador oficial ante Hacienda?

El gremio de contadores insiste en que Hacienda debe delimitar con total claridad el alcance de esta función. Si las reglas no son precisas desde el inicio, se podría generar una enorme inseguridad jurídica tanto para los profesionales de las ciencias económicas como para las pymes que contratan estos servicios de manera externa o interna.

¿Qué tenés que hacer y cuándo?

Por el momento, esta medida se encuentra en una etapa de propuesta y consulta pública. Esto significa que no es una ley vigente ni un requisito obligatorio en este preciso instante. No tenés que correr a modificar la forma en que presentás tus obligaciones tributarias de este mes.

El Colegio de Contadores Públicos ya anunció que presentará un pliego de observaciones técnicas ante la Dirección General de Tributación para mejorar la propuesta, buscando que se diferencie claramente la labor técnica del contador de la responsabilidad legal del contribuyente, la cual ya está regulada en el artículo 81 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Nuestra recomendación es que mantengas una comunicación constante con tu equipo de apoyo contable. En JRC ya estamos analizando este borrador y siguiendo de cerca su evolución. Cuando Hacienda emita la resolución definitiva y se definan los nuevos campos en las plataformas digitales, nos encargaremos de adaptar todos tus procesos para que sigas cumpliendo con la normativa de forma transparente, sin que tengás que preocuparte por trámites adicionales o complicaciones de última hora.

Si querés asegurarte de que la contabilidad de tu negocio esté siempre protegida y adaptada a los cambios que planea el Ministerio de Hacienda, tocá el botón de contacto acá abajo y escribinos por WhatsApp: nosotros nos encargamos de que tu pyme esté al día mientras vos te enfocás en hacerla crecer.