Nuevos cambios en la facturación electrónica 4.4: qué tenés que ajustar en tu empresa

Si emitís facturas electrónicas en tu negocio, hay una fecha que tenés que anotar en la agenda: el 1 de noviembre de 2026. A partir de ese día entran a regir ajustes técnicos en la versión 4.4 de la facturación electrónica en Costa Rica.

No te asustés: no se trata de un cambio total de sistema ni de empezar desde cero, pero sí requiere que tu proveedor de software o sistema de facturación haga algunos ajustes obligatorios antes de que comience el mes. Entre las novedades principales destacan la actualización de códigos para notas de crédito y débito, la compatibilidad con cédulas jurídicas alfanuméricas y la incorporación formal del Recibo Electrónico de Pago.

¿Qué significa esto para tu empresa?

Para entender el impacto en el día a día de tu pyme, vale la pena desglosar los tres cambios principales en lenguaje sencillo:

En primer lugar, los códigos para notas de crédito y débito se actualizaron. Las notas de crédito y débito son los documentos que usás para corregir un monto, anular una factura o aplicar un descuento posterior. Con estos ajustes, el sistema de Hacienda exige códigos específicos para clasificar el motivo exacto del ajuste, lo que evita errores de digitación y devoluciones de comprobantes.

En segundo lugar, se incorpora la compatibilidad con cédulas jurídicas alfanuméricas. En Costa Rica, las cédulas de sociedades y empresas han sido históricamente solo numéricas. El sistema ahora queda preparado para leer e ingresar identificaciones que combinan letras y números, lo cual es fundamental para el registro correcto de nuevos proveedores o clientes internacionales y regímenes especiales.

En tercer lugar, la versión 4.4 incluye formalmente el Recibo Electrónico de Pago. Si vendés a crédito o recibís pagos en tractos, este comprobante permite vincular de forma clara cada abono con la factura original emitida. Así, tanto vos como Hacienda tienen claridad sobre cuánto se ha cobrado realmente y qué saldo sigue pendiente.

¿Qué tenés que hacer y cuándo?

La fecha límite es el 1 de noviembre de 2026, por lo que tenés tiempo para dejar todo listo sin carreras de último minuto. Te aconsejamos seguir estos pasos sencillos:

Hablá con tu proveedor de sistema de facturación: Es el paso más importante. Confirmá si tu sistema ya cuenta con la actualización 4.4 cargada o si requieren programar un mantenimiento preventivo antes del inicio de mes. Si usás un software comercial o en la nube, es muy probable que la plataforma aplique la actualización de forma automática, pero nunca está de más verificarlo.
Revisá el catálogo de clientes y proveedores: Si emitís notas de crédito con frecuencia o manejás cobros diferidos, conversá con tu personal de cobros o contabilidad para que conozcan los nuevos códigos y la forma de emitir el Recibo Electrónico de Pago de manera correcta.
Hacé pruebas antes del vencimiento: Si tu proveedor te permite hacer una factura de prueba con la nueva estructura, aprovechá para corroborar que los comprobantes se envíen y validen en Hacienda sin ningún mensaje de rechazo.

Recordá que emitir comprobantes con errores técnicos puede generar molestias con tus clientes si Hacienda les rechaza el gasto o el crédito fiscal, además de exponerte a inconsistencias en las declaraciones mensuales.

Si querés asegurarte de que tu pyme cumpla a tiempo con estos ajustes técnicos de la facturación electrónica 4.4 sin complicaciones, tocá el botón de contacto acá abajo y escribinos por WhatsApp: nosotros nos encargamos de guiarte y dejar tu contabilidad al día.