Comprar inventario sin factura o documentos aduaneros pone en riesgo tu pyme

Si tenés un negocio en Costa Rica y comprás mercadería a proveedores locales o importadores, hay un detalle que no podés pasar por alto: la documentación que respalda el origen de tu inventario. Recientemente, la Policía de Control Fiscal (PCF) decomisó más de 156.000 unidades de mercadería variada en Puntarenas, Golfito y Buenos Aires por no contar con facturas, documentos aduaneros ni permisos sanitarios.

Entre los productos decomisados figuran licores, cigarrillos, cosméticos, repuestos, medicamentos y prendas de vestir. Estos operativos golpean al transporte informal. Pero también afectan directamente a los comercios que adquieren inventarios sin verificar el respaldo legal de sus compras.

¿Qué significa esto para tu empresa?

Para una pyme, adquirir mercadería sin la debida facturación electrónica o sin la documentación de importación correspondiente genera dos graves problemas: el riesgo de decomiso inmediato y severas contingencias tributarias.

En primer lugar, si la Policía de Control Fiscal o el Ministerio de Hacienda realizan un operativo de fiscalización en tu local o bodega, tenés la obligación legal de demostrar la procedencia legítima de cada artículo en stock. Si no contás con la factura electrónica de compra expedida por un proveedor registrado o con el Documento Único Aduanero (DUA) si la mercadería fue importada por vos, las autoridades pueden incautar el producto al instante.

En segundo lugar, desde el punto de vista contable y fiscal, cualquier compra de inventario realizada sin factura electrónica válida no se puede deducir como gasto ni costo en tu declaración anual del Impuesto sobre la Renta (D-101). Tampoco podés acreditar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) pagado en la operación, lo que termina inflando el pago de impuestos de tu empresa y exponiéndote a sanciones tributarias.

Además, vender productos que requieren registro o etiquetado del Ministerio de Salud, como cosméticos, alimentos o licores, sin los permisos al día implica sanciones administrativas que pueden llevar al cierre temporal de tu establecimiento.

¿Qué tenés que hacer y cuándo?

No esperes a recibir la visita de los inspectores de Hacienda o de la Policía de Control Fiscal para ordenar tus comprobantes. Podés aplicar las siguientes acciones de inmediato en tu negocio:

Exigí siempre la factura electrónica a tus proveedores. Cada vez que comprás mercadería para reventa o insumos para tu producción, asegurate de recibir el comprobante electrónico válido y aceptarlo en tu sistema contable. Si un proveedor te ofrece un precio más bajo a cambio de no emitir factura, el costo final para tu negocio puede terminar siendo el decomiso de los bienes y una multa tributaria.

Verificá el respaldo de las mercaderías importadas. Si comprás a distribuidores o mayoristas que importan productos, solicitá los comprobantes que certifiquen el ingreso legal del lote al país. Esto es especialmente crítico en productos como licores, ropa, cosméticos o aparatos electrónicos.

Guardá los archivos XML de todas tus compras. La contabilidad de tu pyme no se respalda solo con las facturas impresas en papel. Hacienda exige conservar los archivos en formato XML de cada factura recibida durante al menos cinco años, ya que son el único comprobante legal ante una auditoría.

Revisá la etiquetación y los registros de salud. Si comercializás productos de cuidado personal, alimentos o suplementos, comprobá que el empaque contenga el etiquetado exigido por el Ministerio de Salud en idioma español y con su número de registro visible.

Si tenés dudas sobre cómo respaldar correctamente el inventario de tu pyme o querés revisar que tu contabilidad cumpla con todos los requisitos de Hacienda, tocá el botón de contacto acá abajo y escribinos por WhatsApp: nosotros nos encargamos del resto.