Hacienda aprieta la fiscalización en comercios: cómo proteger a tu pyme de multas por facturas

Si tenés un local comercial, restaurante, tienda o cualquier negocio de cara al público, esto te toca de cerca. El Ministerio de Hacienda salió a la calle a hacer compras encubiertas e inspecciones sorpresa en las siete provincias del país, y los resultados encendieron las alarmas de la Dirección General de Tributación.

De 534 establecimientos visitados, 375 presentaron irregularidades tributarias. Eso significa que casi el 70 % de los comercios fiscalizados falló en alguna de sus obligaciones básicas. El saldo acumulado en sanciones supera los ₡475 millones. Las revisiones se enfocaron en sectores con alta venta al detalle, como bares, restaurantes, licoreras, supermercados, minisúper, pulperías, tiendas y locales tipo outlet.

¿Qué significa esto para tu empresa?

El dato más llamativo de los operativos es la causa principal de las sanciones: 331 comercios no emitieron ni entregaron el comprobante electrónico correspondiente al momento de la venta. Muchos empresarios cometen el error de pensar que si el cliente no pide la factura electrónica, no hace falta generarla. Sin embargo, la normativa tributaria en Costa Rica establece que la entrega de la factura es obligatoria en cada transacción, sin importar si el consumidor la solicita o no.

Además de no entregar la factura en el acto, los inspectores de Tributación detectaron fallas técnicas y administrativas que a veces pasan desapercibidas en la operación diaria. Entre los problemas más comunes encontraron:

Negocios que aún no se han actualizado a la versión 4.4 de facturación electrónica.
Emisión de comprobantes con claves numéricas que registraban fechas anteriores al momento real de la compra.
Locales comerciales operando con múltiples identificaciones tributarias para dividir ingresos en un mismo punto de venta.
Contribuyentes con domicilios fiscales desactualizados, por lo que Tributación no pudo ubicarlos en la dirección registrada.

Hacienda utilizó herramientas de inteligencia tributaria para seleccionar los comercios inspeccionados. Cruzaron datos de ventas declaradas contra los montos facturados electrónicamente y buscaron patrones de baja facturación en comparación con la actividad media del sector. Si tus ventas reportadas no calzan con el movimiento habitual de tu negocio, tu local entra automáticamente en la lista de mayor riesgo.

¿Qué tenés que hacer y cuándo?

No esperes a que un inspector encubierto llegue a tu mostrador para revisar tus procesos. Hay acciones concretas que podés implementar desde hoy en tu pyme para evitar sorpresas y multas costosas.

Primero, revisá tu sistema de facturación de inmediato. Asegurate de que tu proveedor de software tenga configurada la versión 4.4 de facturación electrónica y que la hora y fecha del sistema coincidan con el momento real de cada transacción. Un desfase en la clave del comprobante es motivo suficiente para un señalamiento.

Segundo, capacitá a tu personal de caja. Todo el equipo debe entender que la factura electrónica se genera en el instante en que se recibe el pago, independientemente del monto o de si el cliente pide el comprobante. Dejar la emisión para el final del día o acumular ventas para hacer una sola factura al cierre es una práctica que Hacienda sanciona de inmediato.

Tercero, poné al día tu información registral en el portal ATV. Si cambiaste la ubicación física de tu negocio, abriste un punto de venta nuevo o modificaste la razón social con la que facturás, tenés que actualizar esos datos de forma inmediata. Estar ilocalizable en el domicilio fiscal registrado genera contingencias legales y tributarias graves.

Por último, mantené un control cruzado mensual entre los ingresos reportados en tu sistema de punto de venta y tus declaraciones de IVA (formulario D-104) y Renta (formulario D-101). Si existen diferencias, corregilas antes de que Tributación detecte la inconsistencia.

Si querés asegurarte de que tu sistema de facturación y tus registros ante Tributación estén al día para evitar multas innecesarias, tocá el botón de contacto acá abajo y escribinos por WhatsApp: en JRC Consulting Group nos encargamos de auditar tus procesos contables para que operés con total tranquilidad.